トップページ ＞ オフィス移転ガイド オフィスの賃料相場が変化している今、オフィスの移転計画は総務部にとって重要なコストダウン業務になっています。 移転コストのシュミレーションや、移転スケジュールをしっかりと整理しておくことが重要事項になります。下記にまとめたポイントを移転計画の際にお役立て下さい。 ■解約予告 現入居ビルの契約書で解約予告の時期、保証金の返還時期、原状回復などを確認します。 ■移転計画 移転の目的、動機を明確にします。それに基づいてオフィスの規模・立地・設備機能・条件等を決定します。 ■物件選定 条件にあった物件を内見します。実際にスペースを見てレイアウト、設備等条件を確認します。 ■契　　約 賃貸借契約書の内容を双方で確認し、不明な点は再度話し合い、十分に理解・納得の上捺印、保証金または敷金の受け渡しをもって契約が成立します。現在では、保証金、敷金は契約日までにオーナー側で入金の確認が取れるように振り込むのが一般的です。 ■移転準備 契約終了後、移転作業の準備に取りかかります。まずレイアウトを決定します。現状のオフィスの問題点を踏まえ、数年先までの人員増や組織変更、情報化などを考慮し、機能的で働きやすい環境を作りましょう。 ＜レイアウトについて＞ レイアウトを組む際、電気系統や照明・空調・消防法などさまざまな制約があるので、十分に注意が必要です。中規模以上の移転では、外部のコンサルティング会社などに依頼することも必要でしょう。また、引越し先ビルによってはオーナー選任の業者に発注を義務付けていることもあります。契約時によく確認しましょう。 ■発注業務 レイアウトの決定とともに各種の発注業務が発生します。引越し業者の選定から、電話・FAXの移設・新設、OA機器の移設・増設、オフィス什器の追加購入、移転挨拶状・社内印刷物等があります。 ■打ち合わせ（業者） 業者が決定したら、レイアウト図面に沿って、打ち合わせを行います。新規購入するもの、既存什器で移動するもの、廃棄するものを明確にし、移転作業の手順、スケジュールを決定します。また、新オフィスの下見も行っておきます。 ■打ち合わせ（社内） スムーズに移転を行うため、社内に移転プロジェクトチームを作ります。各部署ごとに移転責任者を決め、搬出・搬入する物品、順序等を決定します。 ■発　　注 新しい電話番号等が決定したら、移転挨拶状や社内印刷物の発注をします。移転挨拶状は取引先に2週間前位に着くよう、また名刺は移転後すぐに使えるように早めに準備しておきます。 ■届　　出 各種官公庁への届出も早めにスケジュール化しておきます。これらの事項は移転日が近づくにつれて、発注業務や打ち合せなどで煩雑になってくるので、リスト化し漏れがないようにします。 ■移転説明会 事前に社員に移転説明会を開催し、移転業務の具体的なスケジュール、手順等を説明します。同時にセクション・個人ごとの作業分担を明確にし、移転当日に混乱のないようにします。 ■梱　　包 移転日直前に運送業者より梱包資材が届きますので、キャビネット・机ごとに梱包します。搬出するものには行き先・所有者がわかるように統一したラベルをつけ、搬入時に迷わないようにします。 ■OA機器 コンピュータやコピー機などは移動後の調整やテストランが必要なため、メーカーやソフト会社との十分な打ち合わせが必要です。 ■移転作業者 移転作業者は、準備が滞りなく終了しているか、関係者や運送会社と密に連絡を取り合い、スムーズに安全に、確実に実施することが重要です。 ■移転後 新旧オフィスの養生を撤去した後、ビルやエレベータ等に損傷がないか確認します。また旧オフィスに残置物がないか確認します。旧オフィスはその後、原状回復のうえ引渡をします。 手続先 手続内容 提出先 提出期限 法務局 本店・支店移転登記申請書 旧所轄登記所 移転日から2週間以内 税務署 （１）事業年度、納税地、その他の変更届書 （２）給与支払事業所等を開設・移転廃止届出書 新・旧納税地所轄税務署 異動後、遅滞なく、移転日から 1ヶ月以内 都道府県事務所 業務開始等申告書 旧税務事務所 事業開始等の日から１０日 以内 社会保険事務所 適用事業所所在地・名称変更（訂正）届 旧社会保険事務所 事業開始等の日から５日以内 公共職業安定所 事業主事業所各種変更届 新所轄事務所適用係 １０日以内に速やかに 労働基準監督署 （１）労働保険　名称・所在地等変更届 同一管轄内で移転はその所轄監督署 移転後、保険関係成立の日の翌日から１０日以内 労働保険　概算・増加概算・確定保険料申告書 同一県内で管轄外へ移転は新所轄監督署。 県外移転の場合は旧所轄監督署へ廃止届。 新監督所へ成立届 移転後、保険関係成立の日から45日以内 （２）労働基準法に関する適用事業報告　その他、就業規則届、時間外、休日労働に関する協定届 新所轄監督署へ新規として提出 移転後、遅滞なく （３）安全衛生に関するもの 新所轄監督署へ新規として提出 移転後、遅滞なく 消防署 防災管理者選任届 新所轄消防署予防課 遅滞なく 郵便局 転居届 旧受持郵便局 移転判明後、速やかに 警察署 車庫証明 新所轄警察署 移転判明後、速やかに